Seit Beginn des Wintersemesters 2022/23 sind alle Türen im HfG Gebäude mit einem neuen elektronischen Schließsystem ausgestattet. Die bisher genutzten Keychips und Schlüssel sind durch Chipkarten ersetzt, die gleichzeitig als Mitarbeitendenausweis bzw. Studierendenausweis fungieren.

Um Ihre Fragen beantworten zu können, haben wir deshalb ein FAQ mit der Übersicht Ihrer Ansprechpartner:innen erstellt:

FAQ zur Schließanlage für Mitglieder der HfG (Fassung 1.0)

Warum eine elektronische Schließanlage?

Die Schließanlage wurde aus verschiedenen Gründen erneuert; aufgrund zahlreicher Verluste von Generalschlüsseln, technischer Probleme, enormer Kosten für Wartung und Bereitstellung, sowie für die Optimierung der Brandsicherheit. Die Chipkartenfunktion für die Schließanlage der HfG ist für Mitarbeitende in den Mitarbeitendenausweis und für Studierende in den Studierendenausweis (HfG-Card) integriert. Die Studierendenausweise können ebenso für Bezahlfunktionen beim Studierendenwerk genutzt werden. Außerdem soll Studierenden in Zukunft ermöglicht werden, ihren Studierendenausweis in Bibliotheken verwenden zu können. Die HfG-Cards für Studierende sind zudem mit Merkmalen der „European Student Card (ESC)“ ausgestattet.

Dient meine Chipkarte der Zeiterfassung?

Die Chipkarte dient in keiner Weise der Überwachung oder der Zeiterfassung von Mitarbeitenden oder Studierenden, sondern der Sicherheit des Gebäudes. Ein weiteres wichtiges Ziel war es, eine einfache und dezentrale Raumvergabe und Zugangsgewährung zu ermöglichen. Um sicherzustellen, dass die Daten vertrauenswürdig und damit datenschutzkonform behandelt werden, wurde eine Dienstvereinbarung der HfG mit dem Personalrat der HfG geschlossen.

Im Allgemeinen erfolgt keine Protokollierung der Transpondernummern in den Offlinekomponenten. Nur für sicherheitsrelevante Räume erfolgt die Protokollierung vor Ort, direkt in der Komponente.

Die gespeicherten Daten der Zutrittskontrolle werden für einen Zeitraum von 90 Tagen direkt in der Offlinekomponente gespeichert und danach automatisch gelöscht. Vertiefende Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Dienstvereinbarung „Vereinbarung zwischen der Staatlichen Hochschule für Gestaltung Karlsruhe und dem Personalrat der Staatlichen Hochschule für Gestaltung Karlsruhe über den Einsatz von elektronischen Schließsystemen“.

Was ist neu?

Alle Außen- und Innentüren des HfG Gebäudes sind mit einem neuen elektronischen Schließsystem ausgestattet. Die bisher genutzten Keychips und Schlüssel sind durch Chipkarten ersetzt, die gleichzeitig als Mitarbeitendenausweis bzw. Studierendenausweis dienen und die Größe einer EC-Karte haben.

Um eine Tür öffnen zu können, wird eine Zugangsberechtigung benötigt. Bei Erhalt der Chipkarte sind bereits im Vorfeld Standard-Berechtigungen vergeben worden, die für alle Mitglieder der HfG den Zutritt zum Gebäude über die Außentüren an der Brauerstraße und der Lorenzstraße ermöglichen. Sollte Zugang zu weiteren Räumen benötigt werden wenden Sie sich bitte an Ihre zuständigen Administrator:innen in den Fachgruppen/Werkstätten und der Verwaltung. Diese können die Berechtigungen im System vergeben und bearbeiten.

Für die Aktualisierung der neuen Türberechtigungen auf Ihrer Chipkarte muss diese an das Update Terminal gehalten werden, welches am Haupteingang Lorenzstraße gegenüber dem Hausmeisterbüro an der Säule installiert und mit dem System verknüpft ist. Zur zusätzlichen Sicherheit muss die Chipkarte mindestens einmal im Monat (spätestens am 31. Tag) am Update Terminal aktualisiert werden um weiterhin Türen im Gebäude öffnen zu können. Alternativ erfolgt diese Verlängerung um 31 Tage auch automatisch bei jedem öffnen der Außentüren an der Brauerstraße und der Lorenzstraße mit Ihrer Chipkarte.

Wo erhalte ich meine Chipkarte?

Die Chipkarten (Mitarbeitendenausweis/Studierendenausweis) werden durch die Personalabteilung an die Beschäftigten der HfG und durch das Studienbüro an die Studierenden der HfG ausgegeben. Nicht personifizierte Gästechipkarten für Lehrbeauftragte, Gastprofessoren und Professurvertretungen können Sie bei Ihren Fachgruppen Administrator:innen erhalten.

Wo muss ich meine Chipkarte nach Beendigung meines Arbeitsverhältnisses bzw. Studiums an der HfG abgeben?

Beschäftigte der HfG geben ihre Chipkarte (Mitarbeitendenausweis) spätestens am letzten Arbeitstag bei der Personalabteilung zur Schredderung ab. Studierende der HfG geben ihre HfG-Card (Studierendenausweis) spätestens am Exmatrikulationstag beim Studienbüro zur Schredderung ab. Nutzende von nicht personifizierten Gästechipkarten geben diese spätestens am letzten Arbeitstag bei ihren Fachgruppen Administrator:innen ab.

Was mache ich bei Verlust meiner Chipkarte?

Beschäftigte der HfG melden den Verlust ihrer Chipkarte mit Nennung der Kartennummer bitte unverzüglich bei der Personalabteilung. Diese meldet den Verlust an die Zentral Administratoren () damit die Chipkarte im Schließsystem sofort gesperrt werden kann.

Studierende der HfG melden den Verlust ihrer HfG-Card mit Nennung der Kartennummer bitte unverzüglich beim Studienbüro. Dieses meldet den Verlust an die Zentral Administratoren () damit die HfG-Card im Schließsystem sofort gesperrt werden kann.

Was mache ich bei Defekt/Funktionseinschränkung meiner Chipkarte?

Beschäftigte und Studierende der HfG melden den Defekt/Funktionseinschränkung ihrer Chipkarte mit Nennung der Kartennummer und kurzer Erläuterung zum Defekt/Funktionseinschränkung bitte an die Zentral Administratoren () damit diese eine Analyse des Defektes/Funktionseinschränkung vornehmen können. Sollten Sie nach dieser Analyse eine neue Chipkarte benötigen, gehen Sie bitte wie unter der Rubrik „Wie bekomme ich eine neue Chipkarte?“ beschrieben vor.

Wie bekomme ich eine neue Chipkarte?

Chipkarten (Mitarbeitendenausweis/Studierendenausweis) können bei der Personalabteilung für die Beschäftigten der HfG und durch das Studienbüro für die Studierenden der HfG beantragt werden.

Wie aktiviere ich meine Chipkarte?

Die grundsätzliche Aktivierung für die Außentüren der HfG erfolgt vor der Ausgabe Ihrer Chipkarte durch die Zentral Administratoren. Für die Innentüren der HfG müssen Sie neue Raumzugangsberechtigungen immer am Update Terminal für Ihre Chipkarte aktivieren.

Das Intelligente Transponder Terminal (ITT) auch umgangssprachlich Update Terminal genannt ist unsere zentrale Programmierstation. An diesem Terminal welches am Haupteingang Lorenzstraße gegenüber dem Hausmeisterbüro an der Säule installiert ist können Gültigkeitsverlängerungen sowie Zugangsberechtigungsänderungen auf unsere Schließmedien Mitarbeitendenausweis/Studierendenausweis und Gästekarte geschrieben werden.

Wenn der Transponder berechtigt ist, wird dessen Gültigkeit um 31 Tage verlängert und erhält die neuesten HfG-Türberechtigungen. Die Türbeschläge/Schließzylinder sind nicht online verbunden. Sie sind passiver Teil der Schließanlage und werden durch die Nutzung der Chipkarten aktualisiert. Natürlich gibt es auch die Option des manuellen Updates durch die Zentral Administratoren.

Welche Türen lassen sich mit der Chipkarte öffnen? / Wie erhalte ich Zugang zu weiteren Türen?

Alle Außen- und Innentüren der HfG für die Beschäftigte mit ihrer Chipkarte und Studierende mit ihrer HfG-Card aktuell zugangsberechtigt sind, lassen sich mit deren Karten öffnen nachdem diese am Update Terminal aktualisiert wurden.

Beschäftigte der HfG wenden sich an die Raumnutzenden und oder ihre Vorgesetzten um deren Einverständnis für eine erweiterte Raumzugangsberechtigung zu erhalten. Die Beschäftigten, deren Vorgesetzte oder die Raumnutzenden wendet sich dann an die Administrator:innen ihrer Organisationseinheit für die nachträgliche Freischaltung.

Studierende der HfG wenden sich an die Administrator:innen ihrer Fachgruppen/Werkstätten für die nachträgliche Freischaltung.

Wie und bei wem erhalte ich Nacht- und Wochenend-Zugang?

Studierende der HfG stellen ihren begründeten Antrag für Nacht- und Wochenend-Arbeit bei ihrer Organisationseinheit (Fachgruppe etc.).

Wie öffne ich mit meiner Chipkarte eine Tür?

Die Chipkarte dient als Transponder und wird vor den Türbeschlag/Schließzylinder gehalten.

Ich kann meine Tür nicht öffnen, was ist zu tun?

Sollte der Türbeschlag/Schließzylinder die Tür nicht freigeben, so kann dies zwei Ursachen haben:

  1. Die Gültigkeit Ihres Transponders ist abgelaufen oder Sie haben einen neuen Transponder bekommen der nur für die Außentüren der HfG aktiviert ist. Aktivieren Sie diesen am Update Terminal.

  2. Sie besitzen keine Zugangsberechtigung. Beschäftigte der HfG wenden sich an die Raumnutzenden und oder ihre Vorgesetzten um deren Einverständnis für eine erweiterte Raumzugangsberechtigung zu erhalten. Die Beschäftigten, deren Vorgesetzte oder die Raumnutzenden wendet sich dann an die Administrator:innen ihrer Organisationseinheit für die nachträgliche Freischaltung. Studierende der HfG wenden sich an die Administrator:innen ihrer Fachgruppen/Werkstätten für die nachträgliche Freischaltung.

Wie oft muss ich meine Chipkarte am Update Terminal aktualisieren?

Zur zusätzlichen Sicherheit muss die Chipkarte mindestens einmal im Monat (spätestens am 31. Tag) am Update Terminal aktualisiert werden um weiterhin Türen im Gebäude öffnen zu können. Alternativ erfolgt diese Verlängerung um 31 Tage auch automatisch bei jedem öffnen der Außentüren an der Brauerstraße und der Lorenzstraße mit Ihrer Chipkarte jedoch ohne neue Türzugangsberechtigungsupdates die Sie nur am Update Terminal erhalten.

Muss ich immer am selben Tag meine Chipkarte aktualisieren?

Nein. Zur zusätzlichen Sicherheit muss die Chipkarte mindestens einmal im Monat (spätestens am 31. Tag) am Update Terminal aktualisiert werden um weiterhin Türen im Gebäude öffnen zu können. Alternativ erfolgt diese Verlängerung um 31 Tage auch automatisch bei jedem öffnen der Außentüren an der Brauerstraße und der Lorenzstraße mit Ihrer Chipkarte jedoch ohne neue Türzugangsberechtigungsupdates die Sie nur am Update Terminal erhalten.

Kann ich meine Chipkarte nur am Update Terminal aktualisieren oder an jeder Tür?

Für neue Türzugangsberechtigungen müssen Sie Ihre Chipkarte am Update Terminal aktualisieren/updaten. Die Verlängerung der Chipkartengültigkeit um 31 Tage erfolgt automatisch bei jedem öffnen der Außentüren an der Brauerstraße und der Lorenzstraße mit Ihrer Chipkarte oder über das Update Terminal. Die Türen im Gebäude der HfG sind dazu nicht in der Lage.

Wie viele Update Terminals gibt es?

Aktuell gibt es nur ein Update Terminal welches am Haupteingang Lorenzstraße gegenüber dem Hausmeisterbüro an der Säule installiert ist. Sollten wir feststellen, dass eines nicht ausreicht, werden wir gegebenenfalls ein weiteres Update Terminal an einem anderen Eingang aufstellen.

Wie ist die Funktionsweise des ITT (Update Terminal)?

Das Intelligente Transponder Terminal (ITT) auch umgangssprachlich Update Terminal genannt ist unsere zentrale Programmierstation. An diesem Terminal, welches am Haupteingang Lorenzstraße gegenüber dem Hausmeisterbüro an der Säule installiert ist, können Gültigkeitsverlängerungen sowie Zugangsberechtigungsänderungen auf unsere Schließmedien Mitarbeitendenausweis/Studierendenausweis und Gästekarte geschrieben werden. Wenn der Transponder berechtigt ist, wird dessen Gültigkeit um 31 Tage verlängert und erhält die neuesten HfG-Türberechtigungen.

Das ITT verfügt über vier Leuchtdioden, bitte halten Sie Ihr Schließmedium mit leichtem Kontakt für ca. zwei Sekunden an das ITT, die horizontale Variante ist der vertikalen Variante vorzuziehen da Sie dann die vier Leuchtdioden im Blickfeld haben. Wenn von den vier Leuchtdioden die untersten zwei eine grüne Färbung annehmen und ein akustisches Signal erfolgt, ist Ihre Karte erfolgreich programmiert, wenn diese Leuchtdioden eine rote Färbung annehmen bitte den Vorgang nochmals wiederholen da die Programmierung nicht erfolgreich war. Die Funktionalität Ihres Schließmediums wird dadurch nicht beeinträchtigt.

Welche persönlichen Daten werden erfasst?

Auf dem Transponder wird nur die Kartennummer erfasst. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. Studiums an der HfG werden unverzüglich die personenbezogenen Daten (Vorname, Name, Matrikelnummer) durch die Zentral Administratoren im Schließanlagensystem gelöscht.

Wie werden meine Daten geschützt?

Auf dem Transponder wird nur die Kartennummer erfasst. Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen Art 25 Abs. 1 und 2 DSGVO. Bei Fragen wenden sie sich bitte an Herrn Ultsch (). Um die Einhaltung dieser Verordnung nachweisen zu können, hat die HfG interne Strategien festgelegt und Maßnahmen ergriffen, die insbesondere den Grundsätzen des Datenschutzes durch Technik (data protection by design), durch Einbau von Türbeschlägen die keine Speicherung von Transpondernummern für nicht sicherheitsrelevante Räume der HfG zulassen und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (data protection by default) Genüge getan. Solche Maßnahmen bestehen unter anderem darin, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten minimiert wird.

Was ist, wenn ich meine Tür nicht abgeschlossen habe (Standardeinstellung)?

Sobald eine Tür ins Schloss fällt, kann sie von außen, ohne Chipkarte mit Zugangsberechtigung nicht wieder geöffnet werden. Beim Versuch die Türklinke runterzudrücken, läuft diese „ins Leere“ (Standardeinstellung). Von innen können Sie die Tür wie gewohnt ohne Chipkarte öffnen.

Was ist, wenn ich meine Tür nicht abgeschlossen habe (Office-Funktion)?

Sobald eine Tür ins Schloss fällt, die mit der Office-Funktion programmiert ist, kann sie von außen durch das Runterdrücken der Türklinke wieder geöffnet werden. Die Tür muss nach Verlassen des Raumes aktiv mit der Chipkarte verschlossen werden um den Raumzutritt für Nichtberechtigte auszuschließen.

Was sind die zu beachtenden Unterschiede zwischen Standardeinstellung und Office-Funktion?

Die Standardeinstellung ist die Grundeinstellung, da sie die sicherste ist. Sobald eine Tür ins Schloss fällt, kann sie von außen, ohne Chipkarte mit Zugangsberechtigung nicht wieder geöffnet werden. Beim Versuch die Türklinke runterzudrücken, läuft diese „ins Leere“. Bei der Office-Funktion muss nach Verlassen des Raumes dieser aktiv mit der Chipkarte verschlossen werden um den Raumzutritt für Nichtberechtigte auszuschließen. Somit eignet sich die Programmierung der Office-Funktion unter Sicherheitsgesichtspunkten nur für begründbare Ausnahmen.

Die Programmierung der Office-Funktion kann nur der Zentral Administrator am Türbeschlag/Schließzylinder vor Ort durchführen.

Ihre Ansprechpartner:innen:

Bei Datenschutzfragen wenden Sie sich bitte an Herrn Ultsch

Administrator:innen Fachgruppen

ADSZ
• Philipp Schell, +49 (0) 721 / 8203 2315

KD
• Juliane Hohlbaum, +49 (0) 721 / 8203 2244

KW
• Ellen Mai, +49 (0) 721 / 8203 2275

MK
• Milena Petrovic, +49 (0) 721 / 8203 2338

• Lorenz Schwarz, +49 (0) 721 / 8203 2382

PD
• Freia Achenbach, +49 (0) 721 / 8203 2239

• Stefan Legner, +49 (0) 721 / 8203 2239

Administrator:innen Verwaltung
• Igor Hardt, +49 (0) 721 / 8203 2203

• Jonas Gartner, +49 (0) 721 / 8203 2305

Administrator:innen Werkstätten
• Susanne Schmitt, +49 (0) 721 / 8203 2140

• Sebastian Schäfer, +49 (0) 721 / 8203 2131